daxa™-átállás a gyakorlatban

Fiatal kora ellenére gazdag gyakorlata van a patikák új szoftverre történő átállásában. A gyógyszerész családból származó Moncz Dániel jelenleg a daxa™-csatlakozást koordinálja a Pharma Cloud Kft.-nél.

Moncz Dániel jelenlegi pozíciójában a daxa™ szoftverre történő átállásokat irányítja a vállalaton belül, és támogatja a patikákat a folyamat során. A szakember szoftverfejlesztő tanulmányait követően, 2018-ban csatlakozott a cég üzemeltetői csapatához. Rövid időn belül már a szoftverszakértő csapat tagja lett, majd 2021 első negyedében újra váltott, és területi képviselőként folytatta a cégnél végzett munkáját.

Daninak nagyon szoros kötődése van a gyógyszerészethez és a patikához; édesanyja gyógyszerész és gyógyszertárvezető, így Dani gyerekkorának egyik legfontosabb helyszíne is a patika volt. Ahogy ő fogalmaz: „iskola után oda mentem haza”. Bár továbbtanulás során a gyógyszerészet és az informatika közül ő az utóbbit választotta, igyekezett, hogy számítástechnikában szerzett ismereteivel visszatérhessen a patikai környezetbe. A Pharma Cloudnál betöltött pozíciója mellett jelenleg gazdálkodás menedzsment szakos egyetemi hallgató.

­­­Pharma Cloud: Hány átálláson vettél részt eddig?

Moncz Dániel: 2021 óta már több mint 100 átállást néztem végig bentről is és a patikákban is, és most már én magam irányítom ezt a folyamatot. Ebben a pozíciómban a feladatom és a célom, hogy a lehető leghatékonyabban, leggördülékenyebben történjen a csatlakozó patika daxa™ szoftverre váltása. Mivel korábban területi képviselőként és szoftverszakértőként is dolgoztam a cégnél, így elmondhatom, hogy jól ismerem mind a patikai igényeket, mind a termékeinket és az azok kínálta lehetőségeket.

­­­Pharma Cloud: Mikor hall felőled a patika először, és meddig gondozod az átállást?

Moncz Dániel: Miután az értékesítő kollégánkkal a patika aláírta a csatlakozási szerződést, a következő körben már én keresem meg őket, hogy átvegyük az átállás fontosabb feladatait, és egyeztessünk az átállás napjára egy, a partner számára megfelelő időpontot. Ezután a szerelés napjától az átállás utolsó napjáig kint vagyok a patikában. Projektvezetőként számomra akkor ér véget a folyamat, amikor a partnerünk elégedetten és magabiztosan, fennakadás nélkül kezeli az új rendszerét. Természetesen ezt követően is elérhető vagyok a számukra; sőt sok partnerünkkel a csatlakozás után több évvel is akár heti szinten beszélünk, szoftverrel kapcsolatos ötleteket és információkat megosztva egymással.

­­­Pharma Cloud: Hogyan néz ki az átállás folyamata?

Moncz Dániel: Az átállás alapvetően 5 fő lépésből áll. Az első a gyógyszertári alapadatok beszerzése. Ezekből ismerjük meg részletesen, milyen szolgáltatásokat használ partnerünk a szoftverhez integráltan, és milyen egyéb egyedi igényei vannak az átállással kapcsolatban. Második lépésként készül egy teszt migráció, mely az éles migrációt megelőző biztonsági lépés. Harmadik fázisban a szerviz csapatunk személyesen kimegy a gyógyszertárba az új eszközök üzembehelyezésére, ezzel párhuzamosan, negyedik lépésként a szoftverszakértő csapatunk megkezdi az adatok átmigrálását a korábbi rendszerből. A sikeres migrációt követően jöhet az utolsó fázis, amikor az oktatást végző csapat, velem kiegészülve, személyesen látogat ki a gyógyszertárba, és segíti a patikában dolgozóknak a rendszer megtanulását.

­­­Pharma Cloud: Milyen területek dolgoznak egy patika átállásán?

Moncz Dániel: A folyamatban 4 terület vesz részt. A szoftverszakértők az a csoport, akikkel bár személyesen nem találkoznak partnereink, az ő feladatuk azonban meghatározó. Ők végzik a patikai adatok áthozatalát az előző rendszerből, valamint létrehozzák a gyógyszertár felhős adatbázisát. Őket követi a cikktörzs karbantartását végző gyógyszerész kollégánk, aki korrigálja és megfelelteti az áthozott cikktörzset, hogy az hiánytalanul bedolgozásra kerülhessen a mi egységes cikktörzsünkbe. Amikor a szoftveres előkészítések megtörténtek, a szerviztechnikusoké lesz a terep, ők végzik az új eszközök üzembe helyezését a patikában, rendezik a munkaállomásokat, és megvalósítják a partnerek egyedi igényeit a beállításokkal kapcsolatban. A sort zárja az oktatást végző csapat, akik gyakorlati oktatással segítik a betanulást, emellett a patika igényei szerint véglegesítik a szoftver beállításait, és javaslatokat tesznek a gyógyszertári folyamatok optimalizálására is, alapul véve a szoftver nyújtotta lehetőségeket.

­­­Pharma Cloud: Hogyan néz ki az a nap, amikor elkezd a patika dolgozni a daxa™-val?

Moncz Dániel: Lényegében az első két napban egy percet sincsenek támogatás nélkül a partnereink. Azt követően, amikor befejeződik az adatmigráció és a szerelés, megérkezik az oktatást végző csapatunk is a patikába. Először is segítenek a szoftver alapbeállításaiban és a dolgozók berögzítésében. Ha ezekkel elkészülnek, indulhat is a nyitás, ahol igyekszünk minél többen kint lenni a tára mellett, hogy az expediálóknak elég legyen csak oldalra fordulniuk, ha kérdésük van. Ezen felül együtt készítjük az első rendeléseket, együtt zárjuk le a számlákat, és együtt végezzük el a zárásokat is. Gyakran hangoztatjuk mi is, és jelenlegi partereinktől is azt kapjuk vissza, hogy milyen átlátható és logikus a daxa™ felépítése, és milyen könnyű elsajátítani a használatát. Nos az átállás éles napijaiban válik kézzel foghatóvá, miről is szólnak ezek a vélemények, ugyanis a tapasztalat az, hogy nyitás után 2 órával a tára mögött már elindul egyfajta önállóság a dolgozók részéről, a második napon pedig megesik, hogy nem is minden esetben tartanak ránk igényt, mert addigra a daxa™ átlátható struktúrájának köszönhetően a gyógyszertár a mi segítségünk nélkül, önállóan tud működni az új szoftverével. Az eddigi tapasztalatok alapján az expediálást kb. 4-5 óra alatt lehet megismerni annyira, hogy utána már a legtöbb alapvető funkciót mindenki magától megtalálja és kezeli. Ugyanez elmondható az irodai funkciókról is annyi különbséggel, hogy az irodában azért van több olyan felület, amit csak hetente vagy havonta kell használni, így ebből kifolyólag az abban való rutint több egymás után elvégzett ilyen időszakos tevékenység hozza majd meg. A magabiztos használathoz szükséges idő nagyon változó. Volt olyan patika, ahol a dolgozók az oktatás első napja után már szinte semmilyen kérdéssel nem kerestek minket, de azt mondanám, az átlag valahol az egy-két hét között mozog.

­­­Pharma Cloud: Egyébként milyen lehetőségük van a patikáknak ismerkedniük a daxa™-val az éles használat megkezdése előtt?

Moncz Dániel: Több lehetőséget is biztosítunk a programmal való ismerkedésre. Aki igényli, már a tárgyalási folyamat során kaphat előzetes online oktatást is. Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy egy előre egyeztetett időpontban egy kollégánk Zoom vagy Teams értekezlet alkalmával bemutatja azokat a felületeket, melyek frekventáltak a patika mindennapi munkájában. Emellett további lehetőségként, igény esetén két hétre kihelyezünk a patikába egy tesztgépet, hogy tőlünk függetlenül, önállóan is ismerkedhessenek a felületekkel. Szoktuk javasolni is, hogy éljenek ezzel az opcióval, mert így az átállás napján már ismerős felülettel tudják megkezdeni a tanulást és az éles munkát is.

­­­Pharma Cloud: Részleteznéd, hogyan épül fel az oktatás?

Moncz Dániel: Az oktatást minden esetben egy olyan kollégákból álló csapat tartja, akik az ügyfélszolgálaton dolgoznak, így ismerik a gyógyszertárak igényeit, a szoftvert pedig kiemelt szinten kezelik. A helyszínen mindig személyre és patikára szabott oktatást tartunk, mindenkinek a feladatkörének megfelelő témákból. Az érkezésünk után leegyeztetjük, ki végzi az adott tevékenységet, akivel az egyik kolléga azt kezdi el alaposan átvenni. Ugyanezt a gyakorlatot alkalmazzuk minden feladatnál.

­­­Pharma Cloud: Mikre kell figyelnie a patikának, és milyen feladataik vannak az átállás során?

Moncz Dániel: Mi a lehető legtöbb terhet levesszük a patikák válláról az átállás során, azonban vannak bizonyos lépések, melyekben a patika csak önmaga járhat el. Ilyen például az EESZT tanúsítvány letöltése, és az ahhoz tartozó jelszavak beszerzése, vagy a HUMVO felé a rendszergazdaváltás lejelentése, továbbá a pénztárgép üzembehelyezési kódok igénylése. Tudom, hogy ezek így meglehetősen összetett feladatok a patika mindennapi működtetése mellett, továbbá a patikában dolgozók eltérő mértékben jártasak az informatikai kérdésekben, ezért segítségképp készítettünk egy nagyon rövid, képes összefoglalót, amit az első kapcsolatfelvétel alkalmával átadok a patikának. Ebben minden fontos tudnivalót megtalálnak, de ezen kívül természetesen engem is elérnek akár e-mailen, akár telefonon, és én segítek minden felmerülő kérdésben.

­­­Pharma Cloud: Milyen utógondozást kapnak a patikák?

Moncz Dániel: Az átállást követő egy hónapban, biztosítva a folyamatos háttértámogatást, minden újonnan csatlakozó partnerünk be van kötve a dedikált kollégákhoz. Amikor személyesen már nem vagyunk a helyszínen, és a gyógyszertárnak segítségre van szüksége, telefonhívásaikat kiemelt ügyfélkapcsolati kollégáink fogadják, akik szükség esetén egy előre telepített program segítségével azonnal rá tudnak csatlakozni a patika által jelzett gépre, hogy egy esetleges elakadásban rögtön segítséget tudjanak adni. Ezen kívül az átállás utáni hetekben többször kilátogatunk a partnerekhez, és megválaszoljuk az egyéb, be nem jelentett kérdéseiket, valamint fogadjuk észrevételeiket, javaslataikat. Az a célunk, hogy az átállás folyamatának minden lépése a legorganikusabb módon belesimuljon a patika mindennapi munkájába, és az a két nap, amit ott töltünk, pozitív élménnyel alapozza meg a gördülékeny daxa™-használatot.