Az év végi zárás feladatai
Lillafüredi előadásában dr. Gyarmati Kinga gyógyszerészszakmai vezető a gyógyszertárak év végi zárásának feladatait járta körül a Magángyógyszerészek Országos Szövetségének „Adventi továbbképzésén”.
A 2022. december 9. és 11. között Lillafüreden megrendezett továbbképzésre patikai rendszergazdai oldalról dr. Gyarmati Kinga, a Pharma Cloud Kft. gyógyszerészszakmai vezetője kapott felkérést a Magángyógyszerészek Országos Szövetsége részéről, hogy egy előadás keretében mutassa be a gyógyszertárak év végi zárással kapcsolatos feladatait. A szakmai vezető, aki 25 évig maga is közforgalmú patikában dolgozott, ebből 6 évig gyógyszertárvezetőként, most rendszergazdai aspektusból járta körül a témát, valamint válaszolt a felmerült kérdésekre.
Előadásának első részében az év végi feladatokat vázolta, kitérve néhány lényeges részletre.
Dr. Gyarmati Kinga: Az év végi feladatok minden patikavezetőre komoly felelősséget helyeznek, hiszen az év végi mérlegek tekintetében nem mindegy, hogy esetleg egy szállítói számla nem vételeződig be, vagy például elfelejtjük az Aqua purificatat saját felhasználásra kivenni (hiszen rengeteg vizet használunk fel, amikor egy laborálás esetén az össztára értékre ezzel az alapanyaggal kell kiegészíteni a készítményt, és bár jogszabályilag lehetőség van ezt a beteg felé áthárítani, sok esetben nem kerül rá sor), és akár több ezer forint veszteség keletkezhet belőle. Előadásom diái közül nagyon sok kolléga örömmel vette a bemutatott csekklistát, ami alapján a vezetők az év végi zárást pontosabban elő tudják készíteni.
Az év végi zárás csekklistája:
- Közületi számlák zárása
- Erre az évre beérkezett áruszámlák zárása
- Erre az évre beérkezett jóváíró számlák zárása
- Egyéb készletmozgások lezárása (selejt, káreset, saját felhasználás)
- Laborálások ellenőrzése abban az esetben, ha a patika nem automatikusan laborál
- Átemelő leltár készítése (amennyiben már a patika előzőleg végrehajtotta a tényfeltáró leltárt)
Dr. Gyarmati Kinga prezentációjának második részét az év végi nyitással kapcsolatos műveletek, a Pharma Cloud Kft. két szoftverében, a daxa™-ban és a QB-Pharmában lévő kisebb különbségek bemutatásával zárta, végig járva, mi a teendő január első munkanapján.
- A QB- Pharma programban az új évben a napnyitás során automatikusan átemelő leltár és havi zárás készül.
- A daxa™ programban is minden automatikus, kivéve, hogy az átemelő leltárt év végén kell elkészíteni. A riportok bármikor lekérhetőek, külön zárást nem kell végezni.
A Gyógyszerészszakmai vezető előadása utolsó részében a leltárra tért ki.
Dr. Gyarmati Kinga: Az év vége egyik komoly és felelősség teljes feladata a patikákban történő leltározás. Általánosságban elmondható, hogy az ún. tényfeltáró leltárt, ami gyakorlatilag a patika teljes áruállományának átellenőrzését jelenti, a gyógyszertárak nagy többsége december 31. előtt elvégzi. A tényfeltáró leltárok, még akkor is, ha például a QB-Pharma esetén TC20 vagy TC21 segítségével történik, nagyon időigényes feladat. Egy közepes patika teljes leltára, a darabszámok felvétele és az azt követő ellenőrzések miatt közel 6-8 órát igénybe vehet.
A leltározás feladata kapcsán Dr. Gyarmati Kinga hangsúlyozta, hogy a leltár lezárása elött a leltáreltérés riportot mindenképpen szüksége megnézni, és az ott talált hibákat még zárás előtt fel kell tárni. Eltérések általában figyelmetlenségből eredhetnek, hiszen számos cikket kell ellenőrizni, és akár abból eredően, hogy valami kimarad, esetleg rosszul kerül rögzítésre, egy bontás (pld. vizsgálókesztyűk, tűk stb.), vagy darabszám akár több százezer Ft-os hiányt vagy többletet is tud generálni, és ezek egyike sem jó.
Dr. Gyarmati Kinga a leltározás előkészítésének lépésénél felhívta a résztvevő kollégák figyelmét arra, hogy a fiók- és/vagy kézipatikák készleteit szintén leltározni kell, hiszen ezek is az anyapatika mérlegének szerves részei.
Előadása legvégén a Pharma Cloud Kft. újdonságait mutatta be. Egyebek mellett röviden felvázolta az Intelligens Árazó® szoftveres ároptimalizáló szolgáltatás működését és használatának előnyeit, valamint bemutatta a TC20 és TC21 mobil munkaállomásokon lévő, a Pharma Cloud saját fejlesztésű applikációjának legújabb kiegészítéseit. Mindkét szoftver, a daxa™ és a QB-Pharma szoftverek felhasználói a kézi eszközt hamarosan leltározásra és a készletgazdálkodás feladataira is használhatják.